Головна » Методичний кабінет » ІНСТРУКЦІЯ з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І - III ступенів

ІНСТРУКЦІЯ з ведення ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах І - III ступенів


 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Міністерства

освіти і науки України

від 23.06.2000 р. № 240

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з ведення ділової документації

у загальноосвітніх

 навчальних закладах І - III ступенів

 

 

1. Загальні положення

1.1. Інструкція розроблена відповідно до вимог Закону України «Про загальну середню освіту».

1.2. Інструкція встановлює правила документування діяльності загальноосвітніх  навчальних закладів І - III ступенів незалежно від їх підпорядкування, типів та форм власності (далі — загальноосвітні навчальні заклади) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення чи передачі в архів.

1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловод­ства, її положення поширюються на всю ділову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК).

1.4. Дотримання правил і рекомендацій щодо порядку здійснен­ня ділових процесів, встановлених цією Інструкцією, є обов'язко­вим для всіх керівників та педагогічних працівників загально­освітніх навчальних закладів. Педагогічні працівники, прийняті на роботу, повинні бути ознайомлені з вимогами Інструкції і виконува­ти їх.

1.5. Діловодство в загальноосвітніх навчальних закладах ве­деться призначеною для цього відповідальною особою.

1.6. Уся ділова документація зберігається у спеціально обладнаних шафах чи сейфах, і сторонні особи не повинні мати доступу до неї.

1.7. Вся ділова документація ведеться державною мовою. У міс­цях компактного проживання громадян, які належать до національ­них меншин, у внутрішньому веденні ділової документації може ви­користовуватися поряд із державною мовою мова відповідної на­ціональної меншини у порядку, встановленому чинним законо­давством.

1.8. Вказівки щодо оформлення записів у книгах і журналах встановленого зразка подані на перших сторінках цих документів.

1.9. Усі книги та журнали (крім класних), що ведуться у загальноосвітніх навчальних закладах, обов'язково поаркушно пронумеровуються, прошнуровуються,  підписуються керівником і скріплю­ються печаткою.

1.10.Ділові папери, які надходять до загальноосвітнього на­вчального закладу чи відправляються з нього, реєструються у жур­налах вхідного й вихідного листування. У вихідному листуванні (вихідній документації) виправлення не допускаються. Допущені виправлення у поточній діловій документації застерігаються і скріплюються підписом відповідальної особи та печаткою.

1.11.Керівники загальноосвітніх навчальних закладів зобов'я­зані сприяти раціоналізації, механізації га автоматизації ділових процесів, вжити заходів до здійснення діловодства за допомогою персональних комп'ютерів (ПК): здійснювати контроль за обов'яз­ковим дотриманням Інструкції з ведення ділової документації у за­гальноосвітньому навчальному закладі.

1.12.У разі зміни керівника загальноосвітнього навчального закладу вся ділова документація передається відповідно до Інструкції, про що робиться запис в акті прийому-передачі навчаль­ного закладу.

1.13.Після закінчення терміну зберігання тих чи інших доку­ментів, що не підлягають передачі до архівних установ, вони спису­ються комісією, яку призначає керівник загальноосвітнього навчаль­ного закладу. На списану документацію комісія складає відповід­ний акт. Списана документація знищується.

 

 

2. Документування діяльності загальноосвітнього навчальною закладу

2.1. Документування діяльності навчального закладу полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2.   Підставою для створення документів є необхідність за­свідчення наявності та змісту управлінських дій, переведення, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.3.   Вирішення питань щодо організації та проведення навчаль­но-виховного процесу, господарсько-фінансової роботи, а також питань, які стосуються всіх або окремих, в т.ч. і учнів, викладають­ся у наказах, розпорядженнях, дорученнях.

2.4.   В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпо­рядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них й зазначенням найменування цих документів, дати їх підписання та номеру реєстрації.

2.5.   Обговорення питань і рішень, що приймаються на засідан­нях педагогічної ради, загальних зборах колективу тощо, фіксують­ся у протоколах.

 

 

3. Складання та оформлення документів

3.1. Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 247 мм) та А5 (146 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

3.2. Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло й об'єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Довільне скорочення найменувань уста­нов і окремих слів не допускається.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складно­го тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично й логічно узгоджену інфор­мацію.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складають­ся з двох частин. У першій частині зазначаються підстава або обґрунтування для складання документа, а в другій — висновки, про­позиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише резо­лютивну частину, наприклад, наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання — без пояснення.

3.3.   Відповідальність за зміст, правильну підготовку та офор­млення документів покладається на керівника навчального за­кладу.

3.4.   Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий по­рядок їх розміщення: найменування загальноосвітнього навчально­го закладу, ідентифікаційний код, назва документа, заголовок тексту, адреса й дата підписання документа, посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).

3.5.   Назва документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або машинописним способами.

3.6. До кожного виду документа обов'язково складається заго­ловок (короткий зміст). Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання«про що», наприклад: «Про вивчення...», «Про розподіл педагогіч­ної о навантаження» тощо.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

3.7.  На документи, які створюються за допомогою ПК і табуля­торів, поширюються всі вимоги щодо оформлення документів: застосування бланка, підписання, датування тощо.

Додатковою вимогою до оформлення документів є обов'язкова розшифровка всіх понять, відображених цифрами, значками та в інший спосіб. Розшифровка вказується на зворотному боці або до­дається до документа.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозво­ляється подавати без заголовка.

3.8.   Усі документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання

3.9.   Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що подані в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати як 12.01 2000р.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід писані як 05.01.2000р.

У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: ЗО січня 2000 року,

З 10. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

3.11. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису, ліворуч.

3.12. До складу підпису входять найменування посади, особис­тий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ.

3.13. Затвердження документа здійснюється двома способами: позначенням грифом «Затверджено» або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

3.14. Елементами грифа затвердження є: слово «Затверджено», найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище осо­би, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.

3.15. На документах, що засвідчують права громадян, юридич­них осіб або фіксують факти витрати грошових коштів і матеріаль­них цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.

3.16. Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплю­вала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписа­ла документ.

3.17. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання докумен­та або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексі у документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

3.18. Реквізити документа відокремлюються один від одного двома-трьома міжрядковими інтервалами.

3.19. Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

3.20. Розшифровка підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами й прізвищем.

3.21. Накази складаються на підставі ретельного та всебічного вивчення порушених у них питань.

Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретни­ми й реальними, відповідати чинному законодавству. забезпечува­тися необхідними матеріально-технічними засобами й фінансуван­ням.

3.22. Під час оформлення наказів та інших розпорядчих доку­ментів необхідно керуватися такими правилами:

§        тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали:

§        розпорядча частина наказів починається словом «наказую», яке відокремлюється від попереднього та подальшого текстів 2-ма міжрядковими інтервалами, друкується великими буквами без відступів від межі лівого поля (від нульового положення табулято­ра) незалежно від повноти попереднього рядка;

§        пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати .з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути по­вторів або суперечностей:

§        слід визначати конкретних виконавців і реальні терміни вико­нання наказів та інших розпорядчих документів.

3.23. Усі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради, нумеруються упродовж кален­дарного року, а протоколи виборних органів — протягом терміну їхніх повноважень.

3.24. Протокол —документ, який фіксує хід обговорення питань і  прийняття рішень на засіданнях педагогічної ради та органів шкільною самоврядування, зборах, нарадах тощо.

3.25. У протоколі необхідні такі реквізити: назва виду докумен­та, дата проведення заходу, заголовок до тексту. текст, підписи голови й секретаря засідання.

3.26. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та ос­новної. У вступній частині подаються прізвища та ініціали голови й секретаря засідання, кількість присутніх і відсутніх на засіданнях, по­рядок денний засідання з переліком питань, які підлягають розгляду, та зазначенням доповідачів з кожного з них. Основний текст протоколу викладається у розділах: «Слухали», «Виступили», «Постановили».Підписи голови та секретаря засідання на протоколі є обов'язковими.

3.27. Акт -  документ, складений декількома особами на підтвер­дження установлених фактів та дій. Акти оформляються за резуль­татами ревізій, під час прийому-передачі справ, прийому навчаль­ного закладу до роботи в новому навчальному році, прийому облад­нання, меблів, підручників тощо.

3.28. Акт оформляється на стандартному аркуші паперу форма­ту А4 і має такі реквізити: назва документа, місце затвердження, заголовок до тексту, підписи осіб (не менше трьох), які складали акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їхнє місцезнаходження.

3.29. Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. За наявності особливих думок у складачів акта або при­сутніх їх треба викласти нижче або на окремому аркуші.

3.30. Доповідна записка оформляється на стандартному папері формату А4 із зазначенням таких реквізитів: назва виду документа, адресат, лата, заголовок до тексту, текст. підпис. Дата чи період часу, якого стосуються відомості, викладені в доповідній записці, входять у заголовок.

3.31.  Для оперативного вирішення службових питань дозволяєть­ся передача телефонограм. Телефонограми оформляються в одному екземплярі, підписуються керівником. Реєструються телефоногра­ми в установленому порядку.

3.32.  Службові листи слугують для обміну інформацією. Основні види листів:

§        супровідний;

§        гарантійний:

§        інформаційний;

§        лист-нагадування;

§        лист-запрошення;

§        лист-прохання;

§        лист-вимога.

3.33.  Службові листи оформляються на бланках для листів або папері формату А4 і А5 залежно від обсягу машинописного тексту.

Всі листи, що надсилаються з навчального закладу, обов'язково реєструються в журналі вихідного листування.

3.34. Перелік реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок): Державний Герб України (порядок використання визна­чається законом), найменування міністерства, іншого центрально­го (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноос­вітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприє­мства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхідного документа.

 

 

4. Перелік обов'язкової ділової документації

4.1.Ліцензія на право проведення освітньої діяльності загально­освітнім навчальним закладом (стосується тільки приватних загаль­ноосвітніх навчальних закладів).

4.2.Ліцензія на запровадження освітньої діяльності, пов'язаної з наданням професії.

4.3.Матеріали державної атестації загальноосвітнього навчаль­ного закладу.

4.4.Свідоцтво про державну атестацію загальноосвітнього навчального закладу.

4.5.Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихо­ванців).

4.6.Статут загальноосвітнього навчального закладу.

4.7.Книга наказів з основної діяльності.

4.8.Книга наказів з кадрових питань.

4.9.Книга обліку руху учнів.

4.10.Алфавітна книга запису учнів.

4.11.Журнали обліку вхідного й вихідного листування.

4.12.Книга протоколів засідання педагогічної ради.

4.13.Книга обліку педагогічних працівників.

4.14.Книга обліку трудових книжок працівників.

4.15.Книга обліку й видачі свідоцтв про базову загальну серед­ню освіту.

4.16.Книга обліку й видачі атестатів про повну загальну серед­ню освіту.

4.17.Книга обліку й видачі похвальних листів і похвальних  грамот.

4.18.Книга обліку підсумків внутрішкільного контролю (ведуть директор та його заступники).

4.19.Книга протоколів загальних зборів(конференцій) колекти­ву загальноосвітнього НЗ.

4.20 Книга протоколів ради загальноосвітнього навчального закладу.

4.21.Книга протоколів піклувальної ради, батьківського та уч­нівського комі четів (якщо такі створені).

4.22.Класні журнали (І—4-ті класи.5—9-ті класи, 10—12-ті класи).

4.23.Журнали груп продовженого дня.

4.24.Журнали обліку пропущених і замінених уроків.

4.25.Журнали обліку роботи гуртка, факультативу. секції тощо.

4.26.Журнал обліку звернень та заяв громадян.

4.27.Контрольно-візитаційна книга.

4.28.Особові справи та медичні картки учнів.

4.29.Особові справи педагогічних працівників.

4.30.Табелі успішності учнів.

4.31.План роботи на поточний навчальний рік.

4.32.Перспективне прогнозування розвитку матеріально-тех­нічної бази, кадрового забезпечення та навчально-виховного про­цесу загальноосвітнього навчального закладу.

4.33.Навчальні плани та навчальні програми.

4.34.Атестаційні матеріали педагогічних працівників.

4.35.Списки первинного обліку дітей, які підлягають навчанню.

4.36.Учнівські квитки для учнів 1—4-х, 5—9-х та 10—12-х класів.

4.37.Статистична звітність (форми № ЗНЗ-І, № ЗНЗ-3.№ 83-РВК та інші) ведеться відповідно до вимог та рекомендацій органів державної статистики.

4.38.Нормативно-правова документація з питань охорони праці та техніки безпеки ведеться відповідно до вимог Кодексу Законів Украї­ни про працю, нормативно-правових актів Міністерства праці та соціальної політики України, Міністерства освіти і науки України.

4.39.Конституція України, Закони України «Про освіту» та «Про загальну середню освіту».

4.40.Нормативно-правова документація Міністерства освіти і науки України та місцевих органів управління освітою з питань організації навчально-виховного процесу в загальноосвітніх навчальних закладах.

4.41.Акти прийому-передачі загальноосвітнього навчального закладу.

4.42.Акти державного інспектування загальноосвітнього на­вчального закладу.

4.43.Трудові книжки працівників ведуться відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 року № 58).

4.44.У разі необхідності Міністерство освіти і науки України, місцеві органи управління освітою можуть встановлювати додат­кову відомчу звітність, інформацію (одноразову або постійну).

4.45.Розклад уроків для учнів 1-4-х та 5-11(12)-х класів.

4.46.Графік роботи гуртків, секцій, об'єднань тощо.

4.47.Графік проведення позакласних заходів.

4.48.Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників державних навчально-виховних закладів України.

4.49.Наочність із Правил техніки безпеки, пожежної безпеки тощо.

 

 

5. Основна фінансово-господарська документація

5.1.   Технічний паспорт школи.

5.2.   Інвентарні списки основних засобів.

5.3.   Акт на відведення й закріплення земельної ділянки.

5.4.   Книга складського обліку матеріалі».

5.5.   Книга обліку бібліотечного фонду.

5.6.   Відомості на видачу витратних матеріалів.

5.7.   Відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозно­шуваних матеріалів, що знаходяться в експлуатації.

5.8.   Штатний розпис загальноосвітньої о навчального закладу.

5.9.   Акти ревізій та перевірки фінансово-господарської діяль­ності.

5.10.Організація діяльності бухгалтерій та бухгалтерський облік здійснюються відповідно до нормативно-правових документів Мінфіну України та Міносвіти і науки України.

 

 

 

 

 

 

6. Терміни зберігання ділової документації

Назва документа

Термін зберігання

1

Книга обліку й видачі свідоцтв про базову середню освіту

75 років

2

Книга обліку й видачі атестатів про повну загальну середню освіту

75 років

3

Книга наказів з основної діяльності

50 років

4

Книга наказів з кадрових питань

50 років

5

Алфавітна книга запису учнів

50 років

6

Книга обліку педагогічних працівників

50 років

7

Книга обліку трудових книжок працівників

50 років

8

Книга протоколів засідання педагогічної ради

25 років

9

Книга обліку й видачі похвальних листів і похвальних грамот

25 років

10

Класні журнали випускних класів v

10 років

11

Контрольно-візитаційна книга

10 років

12

Класні журнали

5 років

13

Журнали груп продовженого дня

5 років

14

Журнали обліку пропущених і замінених уроків

5 років

15

Особові справи учнів

 

5 років (після закінчення учнями школи)

16

Журнали обліку вхідного й вихідного листування

5 років

17

Атестаційні матеріали педагогічних працівників

5 років

18

Книга записів результатів внутрішнього контролю

5 років

19

Акти перевірок (різні)

5 років

20

Матеріали державної підсумкової атестації учнів (вихованців) випускних класів (письмові роботи, протоколи)

3 роки

21

Контрольні роботи учнів

1 рік

22

Статистична звітність

Відповідно до вимог Держстандарту

23

Інвентарна книга бібліотечного фонду

До ліквідації закладу

 

 

 

 

 

Номенклатура справ

 у загальноосвітньому навчальному закладі

 

Єдиним документом у плануванні роботи школи є річний план. Він складається за участю педагогічного колективу, громадських організацій, відображає найголовніші питання діяльності школи, в обов'язковому порядку обговорюється педагогічною радою. Річний план має ґрунтуватися на глибокому аналізі діяльності педагогіч­ного й учнівського колективів і орієнтувати їх на досягнення визна­ченого кінцевого результату в навчально-виховному процесі.

Розділи річного плану доцільно привести у відповідність до струк­тури Закону України «Про загальну середню освіту».

Організації виконання річного плану сприяє особисте тижневе планування роботи керівників школи.

Календарне планування навчального матеріалу здійснюється вчителем безпосередньо у навчальних програмах. На основі кален­дарних вчителі розробляють поурочні плани, структура і форма яких визначається ними самостійно.

Поурочний план може бути складений у вигляді конспекту, тез, таблиці тощо.

Плани роботи класних керівників, вихователів, бібліотекарів, методичних об'єднань, гуртків, спортивних секцій тощо складаються на період, визначений педагогічним колективом, у довільній формі та узгоджуються із заступником директора з навчально-виховної роботи.

Планування роботи в загальноосвітньому навчальному закладі не виключає права керівників, педагогічного колективу на творчість, варіативність вибору форм і структури планів. Останні повинні бути стислими, конкретними, лаконічними, передбачати за­ходи, які обов'язково мають бути здійснені та які можна контролю­вати.

Навчально-виховний процес у загальноосвітньому навчально­му закладі регламентується розкладом уроків та позакласних за­нять на півріччя, який має забезпечити рівномірне навантаження учнів та раціональну організацію праці педагогічного колективу.

У 9—11(12)-х класах необхідно практикувати здвоєні уроки з предметів, у процесі викладання яких проводяться лекції, семі­нарські заняття, заліки, лабораторні й практичні роботи.

Факультативні заняття, роботу гуртків, секцій, позакласні захо­ди тощо слід планувати у дні з найменшою кількістю уроків з обо­в'язковою перервою після основних занять.